Panduan Lengkap Penyusunan dan Pengarsipan SPJ Keuangan BUMDesa

A. Prinsip Umum SPJ BUMDes

Surat Pertanggungjawaban (SPJ) adalah dokumen resmi yang membuktikan penggunaan atau penerimaan dana BUMDes. SPJ harus lengkap, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Tujuannya adalah memastikan akuntabilitas, transparansi, dan validitas pengelolaan keuangan BUMDes.

B. Penggunaan Dokumen SPJ Nomor 1–10

1. Nota Kontan digunakan saat pembelian tunai barang atau jasa yang langsung dibayar. Ditandatangani penjual dan bendahara. Materai digunakan jika transaksi senilai Rp250.000 atau lebih. Bukti sah jika ada tanggal, rincian barang, harga, tanda tangan, dan cap toko.

2. Kwitansi digunakan sebagai bukti penerimaan uang, misalnya sewa aset atau penjualan produk. Ditandatangani penerima uang dan bendahara, serta diketahui ketua atau manajer unit usaha. Materai digunakan jika transaksi senilai Rp5.000.000 atau lebih. Bukti sah jika ada jumlah terbilang, tujuan pembayaran, tanda tangan, dan stempel BUMDes.

3. Nota Kasbon digunakan saat memberikan uang muka atau pinjaman sementara. Ditandatangani penerima kasbon, bendahara, dan ketua atau manajer unit usaha. Materai digunakan jika kasbon disertai perjanjian resmi. Bukti sah jika ada jumlah, tujuan, tanggal, tanda tangan pihak terkait, dan rencana pelunasan.

4. Buku Kas digunakan untuk mencatat semua transaksi kas masuk dan kas keluar. Ditandatangani bendahara dan diverifikasi ketua setiap akhir bulan. Harus memuat saldo awal, transaksi harian, dan saldo akhir.

5. Buku Bank digunakan untuk mencatat semua transaksi melalui rekening bank BUMDes. Ditandatangani bendahara dan ketua setiap akhir bulan. Catatan harus sesuai dengan mutasi rekening bank.

6. Buku Persediaan Barang digunakan untuk mencatat keluar masuk barang persediaan unit usaha. Ditandatangani petugas gudang dan disahkan manajer unit usaha. Jumlah fisik barang harus sesuai dengan catatan.

7. Buku Kas Masuk digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas dari berbagai sumber. Ditandatangani bendahara dan disahkan ketua setiap akhir bulan.

8. Buku Kas Keluar digunakan untuk mencatat semua pengeluaran kas operasional. Ditandatangani bendahara dan disahkan ketua setiap akhir bulan.

9. Buku Bank Masuk digunakan untuk mencatat semua penerimaan melalui bank. Ditandatangani bendahara dan ketua. Catatan harus sesuai dengan bukti transfer atau mutasi.

10. Buku Bank Keluar digunakan untuk mencatat semua pengeluaran melalui bank. Ditandatangani bendahara dan ketua. Catatan harus sesuai dengan bukti transfer atau mutasi.

C. Penyusunan SPJ dalam Ordner

Gunakan satu ordner tebal ukuran F4 khusus untuk satu tahun anggaran. Pada punggung dan sampul ordner tulis “SPJ KEUANGAN BUMDesa (Nama Desa) Tahun XXXX”.
Di dalam ordner, pisahkan per bulan menggunakan pembatas atau divider. Urutkan isi setiap bulan sebagai berikut:

1. Slip Jurnal bulanan.

2. Nota kontan yang ditempel di kertas HVS dan diberi nomor bukti.

3. Kwitansi masuk dan keluar yang ditempel di kertas HVS dan diberi nomor bukti.

4. Nota kasbon beserta bukti pelunasan.

5. Bukti transfer atau mutasi bank.

6. Rekap buku kas atau buku bank (print-out atau salinan manual).

7. Rekap buku persediaan barang jika ada.

Nomor bukti pada setiap dokumen harus sama dengan nomor bukti di slip jurnal.

D. Slip Jurnal Sederhana

Slip jurnal berisi ringkasan transaksi bulanan dengan kolom: Tanggal, Keterangan, Nomor Bukti, dan Nominal.

Contoh format:

Tanggal – Keterangan – Nomor Bukti – Nominal
02/01/2025 – Pembelian ATK (Nota Kontan) – 01/2025/001 – Rp150.000
05/01/2025 – Penerimaan Sewa Ruko (Kwitansi) – 01/2025/002 – Rp500.000
07/01/2025 – Uang Muka Kegiatan (Nota Kasbon) – 01/2025/003 – Rp200.000

Nomor bukti menggunakan format Bulan/Tahun/Nomor urut, misalnya 03/2025/015 berarti transaksi bulan Maret 2025 nomor 15.

E. Penggunaan Materai

Tempel materai Rp10.000 pada:

• Nota kontan dengan nilai transaksi Rp250.000 atau lebih.

• Kwitansi dengan nilai transaksi Rp5.000.000 atau lebih.

• Perjanjian pinjaman atau kasbon besar yang dituangkan dalam dokumen resmi.

F. Cara Mengarsipkan Dokumen

Tempel semua bukti kecil seperti nota dan kwitansi di kertas HVS A4. Tulis nomor bukti di pojok kanan atas. Susun sesuai urutan slip jurnal, masukkan ke ordner per bulan. Simpan ordner di lemari arsip dengan posisi tegak dan urut berdasarkan tahun. Arsip SPJ harus disimpan minimal 5 tahun.

G. Penandaan Tahun per Tahun

Setiap awal tahun siapkan ordner baru. Ordner lama diberi label “Arsip SPJ Tahun XXXX” dan disimpan di lemari arsip sesuai urutan tahun, dengan tahun terbaru di depan.

H. Tips Tambahan

Gunakan pembatas bulan dengan warna berbeda agar mudah mencari dokumen. Simpan softcopy slip jurnal dan scan dokumen penting di komputer atau cloud. Lakukan pengecekan silang antara buku kas, slip jurnal, dan bukti fisik setiap akhir bulan.